Pokud pracujete například jako webový vývojář, programátor, grafický designér, SEO specialista, UX designér, copywriter, softwarový architekt, specialista na sociální sítě, marketér, architekt, projektant, technolog, konstruktér, rozpočtář, překladatel, spisovatel nebo pokud vykonáváte další z nekonečné řady kancelářských profesí bytostně spojených s výkonem povolání za pomocí počítače a máte tolerantního šéfa nebo jste si sám sobě šéfem, tak občas (anebo pořád) pracujete z domova. I já patřím k lidem, kteří pracují permanentně z domova. Naplno jsem začal pracovat z domova před několika měsíci a rozhodně nemůžu říct, že už bych měl všechny procesy k udržení produktivity i duševního zdraví při práci z domova stoprocentně odladěné, nicméně se to zlepšuje každý den a pomalu, ale jistě začínám být náramně spokojený. Proto jsem napsal několik typů na nástroje, návyky a prostředky, které mi usnadňují práci z domova.
1. Úkolníček (task manager, project manager, project management tool)
Každý pracovník musí při své práci obvykle řešit souběžně několik projektů a v průběhu každého dne se objeví řada nových úkolů a aktualizací. Nejlepším řešením, jak udržet všechny zadání a úkoly pohromadě, je kvalitní program pro projektový management. Na trhu je celá řada velice kvalitních programů a některé z nich jsou zdarma. Většinou s jejich pomocí můžete sdílet a zadávat úkoly také svým kolegům a dělit se o informace a data.
Osobně mám z firem, ve kterých jsem dřív pracoval, zkušenosti s programem Basecamp, který je opravdu povedený. V Basecampu můžete zakládat projekty, rozdělovat úkoly opatřené termínem, hromadně si vyměňovat zprávy přes chat či sdílet soubory. Basecamp je zkrátka výborným nástrojem, který má řadu dalších sofistikovaných funkcí a udrží všechny informace hezky pohromadě. Kromě toho vás upozorní na končící uzávěrku projektu a to v čase před vypršením termínu, který si samotní nastavíte. Ze svého hlediska vidím u Basecampu jenom jednu nevýhodu – je placený a není zrovna levný. Proto se z mého pohledu hodí spíš pro firmy střední velikosti nebo větší, ale to je věc názoru.
Skvělou alternativou Basecampu je program Asana, který je v základní verzi zcela zdarma a který dokáže prakticky to samé co Basecamp a je, stejně jako Basecamp, uživatelsky hodně příjemný a poměrně intuitivní. V Asaně si můžete založit projekt, přidat si k němu úkoly a přiložit soubory, které s projektem souvisí. O úkoly se pomocí softwaru můžete podělit s kolegy, určíte si termíny pro jednotlivé úkoly a nechybí ani notifikace, která Vás upozorní na deadline. Je perfektní.
Třetím nástrojem, se kterým mám osobní zkušenosti, je klasický poznámkový blog. Je to sice málo digitální řešení, nicméně funguje znamenitě. Můžete si vytvářet projekty, zadávat termíny, doplňovat dílčí úkoly a je to prakticky zadarmo. Za nevýhodu považuji fakt, že si nemůžete dost dobře sdílet úkoly s kolegy a že zde nefungují žádné notifikace. Nevýhodou je také chybějící přístup před webové rozhraní odkudkoliv, kterým disponují jak Asana tak Basecamp. Použití poznámkového bloku je sofistikované asi jako katalog IKEA.
Netvrdím, že řešení, které zde doporučuji jsou nejlepší z těch, co jsou na trhu, nicméně rozhodně patří ke špičce. Každý si na Googlu může najít, a během chvilky otestovat, vlastní řešení pro projektový management. Do vyhledávání doporučuji pojmy jako project management online, project management tools, collaboration tools, project management software, project management app. Některé nástroje mají i vlastní mobilní aplikaci, takže můžete komunikovat projekty se svými kolegy i během návštěvy kina nebo restauračního zařízení.
2. Měřič času (time tracker, program pro měření času)
Nástroje pro měření času mají nezastupitelné místo. Na trhu jich existuje veliké množství a jeden je lepší než druhý. Fungování je jednoduché. Většinou se na stránkách zvolené služby pro měření času zaregistrujete a po přihlášení nástroj ovládáte přes webové rozhraní. Vždy když jdete pracovat, tak se přihlásíte do služby, zadáte si jméno projektu, na kterém pracujete (a případně i jméno klienta), zadáte datum a aktuální čas a spustíte měření pracovní doby. Vždy, když práci přerušíte, tak zastavíte i měření pracovního času. Po skončení projektu pouhým kliknutím na jméno projektu zjistíte, kolik jste na projektu odpracovali hodin. Dobré nástroje umožňují vytváření reportů pro zákazníky i filtrování opracovaného času podle projektů, dnů, týdnů, měsíců či let. Získáte tak skvělý přehled o své produktivitě i o úsilí, které musíte na jednotlivé projekty vynaložit, což je cenná zpětná vazba pro nacenění dalších projektů.
Pokud si budete měřit čas poctivě, tak budete možná trochu smutní, protože si uvědomíte, kolik hodin hrubého času potřebujete na pár hodin čistého pracovního času očištěného na dřeň.
Podle mého názoru je jednoznačně nejlepším nástrojem pro měření času Toggl.
3. Nástroje pro videokonference
Dalším nástrojem, který ušetří spoustu času a umožní dobrou pracovní produktivitu, jsou nástroje pro videokonference jako je Skype a Google Hangouts. Videokonference spolehlivě nahradí osobní schůzku a ušetří všem spoustu času. Spuštění programu pro videokonference trvá několik desítek vteřin a jde tedy o hodně efektivnější řešení, než cestovat na schůzku na druhý konec Prahy nebo do sousedního města na Vysočině. Jak Skype, tak Google Hangouts umožňují zasílání souborů a sdílení obrazovky, s jejich použitím je tedy možné diskutovat i docela složité problémy. Oba nástroje jsou zadarmo. Výhodou Skypu je veliká rozšířenost a určitá tradice, Google Hangouts zase nemusíme instalovat do počítače, stačí mít jen účet na Google a můžeme se na Hangouts připojit.
4. Externí monitor
Řada pracovníků, kteří pracují z domova, využívá pro práci obyčejný notebook. Je to praktické. Notebook si s sebou můžete vzít na schůzku i na dovolenou, můžete se stát digitálním nomádem, který cestuje a pracuje po světě a váš pracovní nástroj se vejde do každé tašky. Koukat se celé dny do malého monitoru, kterými zpravidla notebooky disponují, už tak praktické není. Doporučuji proto každému, kdo pracuje z domova, aby si pořídl externí monitor s větším rozlišením (alespoň 24 palců). Skvělý monitor se dá pořídit už za cenu okolo tří tisíc korun.
5. Houpací židle na kolečkách
Houpací židle je tou nejlepší investicí, kterou můžete při práci z domova udělat. Dobrá houpací židle umožňuje otáčení o 360°, houpání dopředu a dozadu a hlavně popojíždění po místnosti. Každý z nás to zná. Někdy se v práci prostě nedaří. Rýsujete komponentu, překládáte text, kódujete web a někdy to trochu skřípe. Nedaří se Vám, tak se otáčíte zleva doprava, zprava doleva, nakláníte se dopředu, nakláníte se dozadu, práce skřípe, židle skřípe, ale je to fajn. A neuděláte do linoea díry od houpání se na židli. A navíc můžete přejíždět po kanceláři. A uvaříte si kafe vsedě.
6. Virtuální společnost
Lidé, kteří pracují z domova, mohou být osamělí. Tedy alespoň někteří. Třeba mně se párkrát stalo, že jsem vyšel ven a uvědomil jsem si, že jsem už čtyři dny venku vůbec nebyl. Jenom jsem byl čtyři dny zavřený a pracoval jsem na několika webových projektech na WordPressu. Bylo to smutné. Proto Vám doporučuji: Najděte si virtuální pseudokamarády! Někoho, kdo tu pro vás bude každý den. Při hledání virtuálních pseudokamarádů záleží čistě na vašem vkusu. Pokud máte rádi muziku, netrpíte ani špetkou snobství a rádi vidíte pozitivní (někdy až hodně přehnaně pozitivní) věci, pusťte si každý večer TV Šlágr (Osobně Šlágr nesleduji, ale pravidelně navštěvuji babičku, která ho poslouchá a já ho poslouchám s ní, takže je to vlastně jediná televize, ke které se přes týden dostanu). Zrovna minulý týden hráli skvělou coververzi starého hitu od Roye Orbisona. Každý den se Vám budou ve vysílání vracet stejní lidé a při sledování Vám bude tak nějak dobře. Je to jako sledování seriálu Přátelé, který můžete vidět potřetí, ale stejně se smějete starým vtipům, protože už všechny dobře znáte a je to prima. Pokud si potrpíte raději na kvalitní žurnalistiku, pusťte si DVTV na Aktuálně. Každý den k Vám budou z obrazovky promlouvat Daniela s Martinem, dozvíte se, co je nového a určitě už si nebudete připadat tak izolovaně a chraňbůh osaměle.
7. Podcasty nebo jiné zvukové stopy
Zjistli jsem, že pro opravdu produktivní pracovní proces je dobré něco poslouchat a ideálně ve sluchátkách. Ticho akorát svádí k prokrastinaci, k odbíhání od stolu a k pouštění zábavných videí nebo klipů. Jakmile si jednou nasadíte sluchátka, tak už je to investice – investujete svůj čas do hledání správného podcastu a do nasazování sluchátek a nikdo přeci nezahazuje investice jen tak oknem. Pro poslech při práci vřele doporučuji delší zvukové stopy nebo třeba radio. Pokud budete poslouchat kratší stopy nebo kratší videa z YouTube, tak budete pořád přepínat, hledat jiná videa a bude to brzdit pracovní proces. Ideální je nainstalovat si nějaký program pro přehrávání, kupříkladu Winamp, natáhnout si do něj hodně písniček nebo zvukových stop a spustit. Tak vydržíte pracovat třeba čtyři pět hodin bez přestávky, budete si poslouchat a čas vám rychle uteče. Jako zvukovou stopu doporučuji kompletní diskografii oblíbeného hudebníka, archiv rozhlasového pořadu – pro cinefily například Odvážné palce, pro náruživé čtenáře zase audioknihy, pro fanoušky zajímavostí zase Stopy, fakta, tajemství nebo Toulky českou minulostí. Všech výše zmiňovaných pořadů je dostatek i na YouTube.
Můžete poslouchat také zahraniční rádio, u kterého vás moc nebudou rušit svým povídáním a ještě si naposloucháte jazyk. Osobně preferuji britské Absolute Radio 60s nebo švédské Lugna Favoriter. Skvěle hrají také na německém Antenne Bayern.
8. Kafe, čaj a kakao.
Pokud pracujete z domova a stejně jako já, to nemáte do ledničky vůbec daleko, doporučuji vám vybavit se pestrou směsicí rozpustných i pytlíkových nápojů. Kávu sice lékaři nedoporučují, ale pokud je alternativou pro přestávku každé dvě hodiny sušenka nebo chleba s máslem a se šunkou, tak je káva milosrdnou alternativou.
Vyplatí se také nakoupit si dostatek čajů všech druhů a můžete každou chvíli odpočívat u vaření čaje nebo kafe. Pokud nesmíte pít kafe, tak doporučuju Caro, je to skvělá náhražka kávy vyrobená z obilí – něco na způsob melty a s mlékem chutná dobře. Je to vlastně od dost lepší než melta a když si zvyknete, tak už ani kafe nechcete
—
Předpokládám, že budu průběžně budu přidávat další tipy, na které přijdu. Takže se klidně může stát, že budete číst článek a bude v něm dvanáct nebo patnáct tipů, přestože bude tvrdit nadpis něco jiného.
